UFFICIO DI SEGRETERIA ED ARTICOLAZIONE DEI SERVIZI  B1 – Servizi Amministrativi
La proposta di assegnazione del personale ai singoli incariè stata fatta tenendo conto delle risorse personali disponibili e della collocazione logistica degli uffici, dopo aver presentato l’ipotesi di lavoro al personale in assemblea, aver sentito il loro parere, aver chiesto le loro disponibilità. Sono stati individuati i seguenti obiettivi assicurare e garantire il funzionamento dell’istituzione scolastica;  | suddividere le procedure e i compiti per settori di competenza; | | rendere maggiormente efficiente ed efficace il servizio; | | responsabilizzare i destinatari dei compiti; | | determinare un rapporto di collaborazione tra il personale. |
Si sono inoltre tenuti presenti i seguenti criteri: | conoscenza dei servizi minimi richiesti dal proprio profilo; | | conoscenze e competenze professionali; | | aver già svolto quel particolare servizio; | | esigenze personali e disponibilità nell’assumersi nuovi compiti. | | Le diverse attività organizzative, proprie di quest’amministrazione, sono state divise per macro fasi all’interno delle quali è indicato: | | l’attività in oggetto; | | la responsabilità, connessa allo svolgimento dell’attività | | i soggetti coinvolti. |
Area Personale L’attività è direttamente connessa alla gestione tecnico pratica di:  | assunzione e piano di sviluppo della carriera (stipula contratti, documenti di rito, periodo di prova, inquadramenti economici, ricostruzioni carriera, ecc); | | amministrazione del personale (certificati, autorizzazioni libera professione, ferie, permessi, assenze, visite fiscali, ecc); | | trasferimenti; | | collocamento a riposo; | | sostituzioni personale in accordo con i responsabili del plesso per i docenti e con i DSGA per il personale ATA; | | gestione organici; | | graduatorie (soprannumerari e supplenti); | | tenuta fascicoli, registri decreti; | | anagrafe personale e statistiche; | | procedimenti disciplinari; | | collabora con area front office |
Responsabilità: garantire, secondo le direttive impartite, la gestione di tutto il personale operante all’interno della scuola (direttivo, docente ed ATA). Nell’ambito dell’area PERSONALE si prevedono tre unità di personale, di cui una part time.
Area Alunni L’attività è direttamente connessa alla gestione tecnico pratica di: | assunzione e aggiornamento curriculum; | | amministrazione del fascicolo (permessi, assenze, ecc); | | infortuni; | | certificazioni e tenuta registri; | | trasferimenti/nulla osta; | | gestione statistiche; | | corrispondenza con le famiglie; | | libri di testo | | rinnovo organi collegiali; | | pratiche portatori di handicap; | | visite d’istruzione; | | predisposizione modulistica per esami di licenza media; | | collabora con area front office |
Responsabilità: garantire secondo le direttive impartite, la gestione del curriculum dell’allievo. Nell’ambito dell’area ALUNNI si prevedono due unità di personale.
Area Risorse L’attività è direttamente connessa alla gestione tecnico pratica di: | liquidazione competenze fondamentali (supplenti) ed accessorie; | | certificazioni fiscali; | | gestione progetti e programma annuale; | | attività negoziale documentazione; | | supporto tecnico ed amministrativo al DSGA per la gestione dell’attività negoziale secondo le linee guida fornite; | | documentazione; | | cura del registro generale inventario e facile consumo (carico e scarico); | | collabora con area front office. |
Responsabilità: garantire, secondo le direttive impartite, la gestione finanziaria Nell’ambito dell’area RISORSE si prevedono due unità di personale, di cui una part time, oltre al DSGA.
Area Affari Generali e Front Office L’attività è direttamente connessa alla gestione tecnico pratica di: | rapporti con l’utenza; | | protocollo, archiviazione documenti; | | gestione posta elettronica Intranet ed Internet; | | ritiro e consegna pratiche; | | gestione attività organi collegiali; | | comunicazioni della Presidenza e altra corrispondenza del Dirigente Scolastico; | | corrispondenza in riservato; | | collaborazione con le aree Alunni, Personale e Risorse. |
Responsabilità: garantire, secondo le direttive impartite, la comunicazione interna ed esterna e la gestione degli archiv Nell’ambito dell’area AFFARI GENERALE E FRONT OFFICE si prevede una unità di personale.
L’assistente amministrativo è tenuto alle seguenti principali mansioni: | garantire, a rotazione, il servizio; | | garantire la presenza allo sportello secondo l’orario e la propria area di competenza; | | attivarsi affinché tutti i documenti elaborati, secondo procedure rapide e trasparenti, siano, prima di essere sottoposti alla firma del Direttore SGA e del Dirigente Scolastico, sottoposti a controllo ortografico, verificati nei contenuti e siglati da chi li ha prodotti | | indicare, su qualsiasi documento ritirato allo sportello, data e sigla; | | consegnare tutte le certificazioni all’utenza entro il termine massimo di tre giorni o nei tempi concordati; | | attivarsi per la lettura quotidiana dei documenti in entrata sulla posta elettronica; | | nei rapporti con il pubblico prestare attenzione alle domande di ciascuno e fornire le spiegazioni richieste, astenendosi da dichiarazioni che possano ledere l’immagine dell’Amministrazione. |
Al fine di ottimizzare i costi si precisa: tutti i documenti, prima di essere duplicati dovranno essere sottoposti al controllo del Direttore Amministrativo e del Dirigente Scolastico; dovrà essere, di volta in volta, valutato il numero di fotocopie da effettuare; si dovrà provvedere alla chiamate telefoniche esterne evitando “le inutili attese” e nel rispondere ci si dovrà qualificare (Nome e qualifica).
Rapporti con le altre componenti scolastiche: Il personale assistente amministrativo dipende funzionalmente dal Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi, cui spetta impartire le disposizioni in merito al servizio e al suo svolgimento. B3 – Servizi Ausiliari Nella distribuzione dei compiti tra il personale si terranno presenti i seguenti obiettivi essenziali: | assicurare e garantire l'ottimale funzionamento dell'istituzione scolastica per quanto di competenza; | | garantire l'uniformità di trattamento a parità di condizioni; | | stabilire un proficuo rapporto di collaborazione all'interno delle componenti scolastiche (con i docenti, con la famiglie degli alunni, con gli alunni). |
I posti assegnati sono stati determinati sia in funzione del numero delle classi e degli alunni sia della struttura dei singoli edifici scolastici:
sedi di servizio | unità | Scuole dell’Infanzia e Primaria - Cavaglio d’Agogna | 2 | Scuola dell’Infanzia - Cressa | 2 | Scuola Primaria - Cressa | 2 | Scuola dell’Infanzia - Fontaneto d’Agogna | 2 | Scuola Primaria - Fontaneto d’Agogna | 2 | Scuola Secondaria di primo grado - Fontaneto d’Agogna | 3 | Scuola dell’Infanzia - Momo | 2 | Scuola Primaria - Momo | 3 | Scuola Secondaria di primo grado - Momo | 3 | Scuola dell’Infanzia - Suno | 2 | Scuola Primaria - Suno | 3 | Scuola Secondaria di primo grado - Suno | 3 | Scuole dell’Infanzia e Primaria - Vaprio d’Agogna | 2 |
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